RES. Nº 109/2008
Aprobar el Plan Anual de Auditoría para el año 2008 que, como Anexo forma parte integrante de la presente Resolución.
Buenos Aires, 11 de marzo de 2008
RES. Nº 109 /2008
VISTO:
El proyecto de Plan Anual de Auditoría para el año 2008, realizado por la Dirección General de Control de Gestión y Auditoría Interna de este Consejo de la Magistratura, y
CONSIDERANDO:
Que el Dr. (CP) Luis H. Montenegro, Director General de Control de Gestión y Auditoría Interna, presentó el Proyecto para el año en curso.
Que las actividades a desarrollar conforme con el referido Plan para 2008, tienen por objeto, analizar y controlar distintos aspectos de la organización administrativa y el funcionamiento en diversas áreas de este Organismo.
Que luego de un detenido análisis de la propuesta presentada, se considera apropiado aprobar el proyecto.
Por ello, y en ejercicio de las atribuciones otorgadas por el art. 116 de la Constitución de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, la Ley Nº 31 y sus modificatorias,
EL CONSEJO DE LA MAGISTRATURA DE LA CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES
RESUELVE:
Art. 1º: Aprobar el Plan Anual de Auditoría para el año 2008 que, como Anexo forma parte integrante de la presente Resolución.
Art. 2º: Regístrese, publíquese en el Boletín Oficial de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, en el sitio de Internet del Poder Judicial de esta Ciudad (www.jusbaires.gov.ar), notifíquese a todas las dependencias de este Consejo y, oportunamente, archívese.
RESOLUCIÓN N° 109 /2008
Juan Pablo Mas Velez Secretario
Carla Cavaliere Presidenta
ANEXO RES. CM Nº /2008
Dirección General
de Control de Gestión y Auditoria Interna
Plan Anual de Auditoria 2008
Índice
|
Introducción |
|
Antecedentes |
|
Metodología |
|
Áreas que serán analizadas |
|
A. Compras y Contrataciones de Obras y Servicios B. Programación y Administración Contable C. Infraestructura y Obra D. Informática y Telecomunicaciones E. Factor Humano (Relaciones Laborales y Liquidación de Haberes)
|
|
Centro de Formación Judicial |
|
Asistencia a Plenarios y Comisiones |
|
Auditoria Externa |
|
Otros Órganos de Auditoria Interna de la Ciudad |
|
Capacitación Continua |
|
Incorporación de Personal Experto |
|
Informe a presentar |
|
Anexo I |
|
Anexo II |
|
Anexo III |
INTRODUCCIÓN
La vigencia de controles internos en la organización fomenta la eficiencia, reduce los riesgos y ayuda a garantizar la fiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de las leyes y normas vigentes.
Para validar la existencia y funcionamiento de estos controles proponemos este Plan Anual de Auditoria 2008, cuyas actividades se realizarán conforme se describe a continuación.
ANTECEDENTES
Durante el desarrollo del Plan de Anual de 2007, hemos advertido la reiteración de las observaciones efectuadas, los comentarios de las áreas y las recomendaciones de auditoria en cada informe trimestral.
Ello ha sido así, debido a que los informes trimestrales se han referido a un único y mismo año en común (2006), lo que ha generado que las rutinas observadas no tuvieran oportunidad de ser corregidas entre uno y otro informe.
Esta reiteración en los informes, entorpece la buena evaluación de las operaciones por parte de los destinatarios de los mismos, perturbando a la vez la aceptación de lo recomendado.
Debido a ello, y a fin de morigerar también el tedio de los usuarios de los informes al tener que leer en cada ocasión los mismos contenidos (aùn cuando referidos a casos diferentes de muestras sucesivas), optamos por ejecutar el Plan Anual 2007 según el cronograma aprobado (por trimestres), dilatando la remisión de los informes al Plenario hasta compendiarlos en un único ejemplar remitido por cuerda separada.
En virtud de la experiencia apuntada, para el año corriente emitiremos dos informes semestrales que compendiarán las observaciones y recomendaciones respecto a:
§ Informe Primer Semestre 2008: ejercicio anual 2007,
§ Informe Segundo Semestre 2008: primer semestre de 2008.
En cuanto al seguimiento de las actividades de Auditoria, hemos propuesto por separado la creación de una Comisión de Control de Gestión y Auditoria Interna integrada por Consejeros, que contribuirá a una percepción más inmediata por parte del Plenario respecto de la ejecución del presente.
METODOLOGÍA
Utilizaremos métodos selectivos de observación y comprobación dado que, por su naturaleza y costo, resultaría ineficaz verificar la totalidad del universo sujeto a control.
En tal sentido, utilizaremos herramientas de muestreo y análisis de riesgo.
Desarrollaremos las actividades de control en todos los niveles de la organización y en cada una de las etapas de la gestión.
Los controles tienden a evitar o minimizar los riesgos que, genéricamente, pueden agruparse en las operaciones, la confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de las leyes y reglamentos.
El Plan Anual de Auditoria 2008 describe sistemáticamente la agenda de actividades de revisión y control del año, propuestas según un conjunto de prioridades fundadas en aquellas actividades o dependencias en las que el riesgo de desvíos se identifica con mayor relevancia.
La tarea efectuada será documentada en papeles de trabajo, de forma tal que permita respaldar las conclusiones y demás resultados de la labor.
Conjuntamente con la exposición de las observaciones, se esbozarán las recomendaciones de los posibles pasos a seguir para procurar corregir las falencias detectadas y así poder regularizarlas oportunamente.
Se producirán informes en forma periódica y con una regularidad semestral, así como un informe especial sobre la cuenta inversión.
ÁREAS QUE SERÁN ANALIZADAS
La auditoria se basará en las cinco áreas que entendemos como las mas significativas de este Organismo, respecto de lo obrado por el ejercicio fiscal 2007/8:
A. Compras y contrataciones de obras y servicios
B. Programación y Administración Contable
C. Infraestructura y Obra
D. Informática y Telecomunicaciones
E. Factor Humano (Relaciones Laborales y Liquidación de Haberes)
Se aplicarán procedimientos de auditoria sobre la base de un muestreo, o pruebas selectivas, tanto en los hechos y aspectos por examinar, como en las evidencias referidas a ellos.
Adicionalmente, en caso de suscribirse el oportuno convenio cuyo borrador adjuntamos como Anexo III, cubriremos las obligaciones legales de control interno emergentes de la ley 70 respecto del Centro de Formación Judicial, tarea que quedara huérfana pese al pedido efectuado por dicho Ente en 2006, necesidad que quedara reflejada en nuestro Plan del año anterior.
A. Compras y Contrataciones de Obras y Servicios
Primer semestre
Se aplicarán las normas de auditoria a una muestra seleccionada correspondiente al ejercicio fiscal 2007 a efectos de poder analizar la rigurosidad de los siguientes procedimientos contratados o fracasados:
Licitaciones públicas
Licitaciones privadas
Tramites simplificados
Obras Mayores
Obras Menores
Locaciones por servicios profesionales
Los expedientes serán analizados desde el requerimiento de los bienes o servicios hasta su entrega o prestación efectiva y hasta su pago.
Segundo Semestre
Se analizará el primer semestre del año 2008 de acuerdo a lo descripto para el primer semestre.
Adicionalmente se analizará la ejecución de los contratos que se correspondan con el período primer semestre 2008. Esto es, entrega de bienes o prestación del servicio, partes de recepción, control de remitos, todos los pagos según contrato e inventario de los bienes adquiridos.
B. Programación y Administración Contable
Primer semestre
Se constatará la confección de los estados contables, Libro de Banco y sus conciliaciones, los Ingresos y Egresos de Fondos, se revisará la conciliación de libros y registros para garantizar su coherencia interna.
Se emitirá un informe con dictamen sobre la cuenta inversión del ejercicio fiscal 2007.
Segundo semestre
Se efectuarán muestreos de cajas chicas, fondos especiales y rendiciones de viáticos constatando la adecuación de estas erogaciones con la normativa vigente.
Se verificará la confección del Inventario de bienes, practicarán controles oculares.
En materia de Control Presupuestario, se constatará la registración de sus ejecuciones, la precisión de su imputación (identificación adecuada de la naturaleza), destacando variaciones, tendencias o cambios significativos, trazando indicadores en tal sentido.
Arqueos de caja anual para cierre del ejercicio fiscal 2008.
C. Infraestructura y Obra
Se revisará el desempeño de las funciones de inspección de obras que se hayan ejecutado en el ejercicio 2007 y primer semestre 2008, la calidad de los servicios y obras contratadas a terceros, y la oportunidad y satisfacción de los requerimientos que se instrumenten con recursos propios.
En este año hemos identificado por Obra los objetivos de auditoria.
En tal sentido, hemos contemplado el mayor esfuerzo presupuestario a realizarse respecto de la obra sobre el inmueble de la calle Hipólito Irigoyen, para la cual hemos reservado la integridad del segundo semestre.
Durante el primer semestre, habremos de monitorear la ejecución de las obras de adaptación sobre los inmuebles de las calles Beruti, Libertad y la Av. De Mayo.
Complementariamente, en el primer semestre habremos de intentar trazar un indicador de eficiencia en la satisfacción de requerimientos puntuales formulados para el mantenimiento edilicio.
Por último, habremos de efectuar un seguimiento de las recomendaciones efectuadas en 2007, respecto de las obras de fachadas y ventanas del edificio de la calle Beruti.
D. Informática y telecomunicaciones
En la medida que se disponga la incorporación de recursos humanos adecuados para su instrumentación, verificaremos aspectos de seguridad física y seguridad lógica, que ya fueron propuestos bajo el mismo supuesto en el Plan del año anterior y que, ante la falta de tal incorporación, no pudieran ser satisfechos.
o Seguridad Física
La seguridad física está constituida por barreras físicas y procedimientos de control, instrumentados como medidas de prevención y contramedidas ante amenazas a los recursos e información confidencial.
En particular, pretendemos verificar la vigencia de controles y mecanismos de seguridad dentro y alrededor del Centro de Cómputo, así como los medios de accesos remotos al y desde el mismo; implementados para proteger el hardware y medios de almacenamiento de datos.
Este tipo de seguridad está destinado a cubrir las amenazas ocasionadas tanto por el hombre como por la naturaleza del medio físico en que se encuentra ubicado el centro.
Se propone evaluar y controlar las condiciones edilicias y el estado de situación del equipamiento del usuario.
o Seguridad Lógica
Se pretende evaluar la vigencia de mecanismos de prevención de riesgos de daño lógico a la información.
La Seguridad Lógica consiste en la aplicación de barreras y procedimientos que resguarden el acceso a los datos y que sólo se permita acceder a ellos a las personas autorizadas para hacerlo.
Se propone auditar la aplicación de estas barreras y procedimientos, como así también en la administración de políticas de usuarios, seguridad, contraseñas, permisos y de registro.
E. Recursos Humanos
Primer semestre
Se efectuará un relevamiento y análisis por muestreo de los legajos del personal activo al 31 de diciembre de 2007.
Segundo semestre
Relevamiento y análisis por muestreo de los legajos del personal activo al 30 de junio de 2008.
Actividades que se llevaran acabo comunes a los dos semestres
Se verificarán los Ingresos y Egresos de personal. La evolución de las plantas transitoria y permanente, la Liquidación y pagos al personal, corroborando éstos con el libro bancos.
Se controlará el cumplimiento de las retenciones efectuadas por todo concepto (leyes previsionales, sociales, embargos, créditos personales, etc ) con inclusión de las carpetas de pago y su ulterior control con el libro banco.
Por último, se verificará la Integridad de la impresión de documentación respaldatoria.
CENTRO DE FORMACIÓN JUDICIAL
La identificación de tres áreas de riesgo de auditoria, cuyas detalle se encuentra en el cronograma que corre como Anexo II, ha determinado que se focalice la revisión respecto de la vigencia de controles internos en el desarrollo de transacciones cotidianas, el apego a las rutinas administrativas y el cumplimiento de los contratos suscriptos.
El control de estos tres grandes aspectos, habrá de contribuir a formar una opinión respecto del apego a la normativa, la calidad de la información y la eficiencia de las operaciones.
ASISTENCIA A PLENARIOS Y COMISIONES
Continuaremos con la asistencia a reuniones Plenarias y de Comisiones, proponiendo nuestra incorporación a las de Secretarios Letrados para el año 2008.
AUDITORIA EXTERNA
Como en años anteriores, habremos de coordinar las actividades de auditoria externa, proveyendo los informes que hayamos desarrollado, asì como efectuando un seguimiento de la adopción de las recomendaciones formuladas por ella en el pasado.
OTROS ORGANOS DE AUDITORIA INTERNA DE LA CIUDAD
Continuando con la iniciativa del año 2007, prevemos profundizar el vínculo de intercambio con la SIGEBA, invitando a incorporarse a una mesa de trabajo para la homogeneización de normativa a la Dirección General de Auditoria de la Legislatura y la Auditoria Interna del Tribunal Superior.
CAPACITACIÓN CONTINUA
A los Auditores
En virtud del convenio de capacitación firmado por el Centro de Formación Judicial con la SIGEN, hemos iniciado contactos para proveer formación y actualización a los integrantes de esta Dirección General por esa vía.
A través de la misma fuente, prevemos poder acceder a las opciones de capacitación que brindan tanto la Asociación de Auditores Internos de Argentina, cuya calidad venimos avalando hace un año, así como la Asociación de Derecho Administrativo, quien brinda capacitación regularmente a la SIGEBA.
A los Auditados
Reiteraremos la propuesta de dictado de un seminario, a través del Centro de Formación Judicial, sobre control interno en la administración del Poder Judicial que permita difundir, y así cristalizar, el objetivo del Manual de Control Interno vigente, que fuera desarrollado por esta Dirección General.
Las medidas propuestas permitirán la formación permanente del personal de la casa y, a la vez, una homogenización de criterios con las líneas operativas que permita sustituir la imagen del auditor inspector por la del auditor asesor.
INCORPORACIÓN DE PERSONAL EXPERTO
Reiterando enfáticamente los pedidos de años anteriores para el área, entendemos impostergable incorporar personal formado en materia de auditoria contable.
De una dotación de 12 empleados, ninguno es contador.
Hemos agotado las posibilidades de utilización de abogados para validar aspectos eminentemente contables, pero llega un lìmite donde las incumbencias profesionales se transforman en una barrera insalvable.
Si bien en anteriores ocasiones hemos solicitado cualquier tipo de contratación con profesionales contadores (con o sin dependencia), llegados a esta instancia, entendemos aconsejable la incorporación a la planta transitoria de uno o dos contadores públicos con experiencia.
Al menos uno de ellos tiene que demostrar experiencia comprobable en auditoria contable de no menos de diez años.
Esta Dirección General ha elevado a la Presidencia propuestas de candidatos en el pasado, cuya evaluación no ha sido considerada.
INFORMES A PRESENTAR
Los informes semestrales serán remitidos a las áreas involucradas en forma de borradores sujetos a discusión, a fin de que puedan considerarlos y efectuar sus propios comentarios.
Los comentarios de las áreas serán incorporados a los informes que, junto con las recomendaciones finales de la auditoria, se remitirán al Plenario de Consejeros.
El Informe de la Cuenta Inversión de 2007, será remitido al Plenario en forma autónoma.
Se adjunta cronograma con detalle de actividades y plazos, cuyos tiempos se encuentran sujetos a la facilidad en el acceso a la información y que la misma sea exacta y provista en tiempo oportuno para el desempeño de nuestras funciones.
ANEXO I
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
En todas las áreas se verificará especialmente el Control Interno, prestando especial atención a la separación de funciones y al control por oposición de intereses.
Esto es así porque las tareas y responsabilidades esenciales relativas al tratamiento, autorización, registro y revisión de las transacciones deben ser asignadas a personas diferentes.
Con ello se procura un equilibrio conveniente entre autoridad y responsabilidad dentro de la estructura organizacional.
Al evitar que los aspectos fundamentales de una transacción y operación queden concentrados en una misma persona o sector, se reduce notoriamente el riesgo de errores, o eventuales actos ilícitos, aumentando la probabilidad que, de producirse, sean detectados.
Los procedimientos de auditoria aplicables para la obtención de las evidencias comprenden, como mínimo, las siguientes actividades:
Relevamiento: Representa el conjunto de actividades encaradas para documentar en que forma se lleva a cabo un procedimiento.
Revisión: Consiste en el análisis de las características que debe cumplir una actividad, informe, documento, etc. Sirve para seleccionar operaciones que serán verificadas en el curso de la auditoría.
Confrontación: Consiste en el cotejo de información contenida en registros contra el soporte documental de las transacciones registradas.
Rastreo: Es utilizado para seguir el proceso de una operación de manera progresiva o regresiva, reconstruyendo el flujo de actividades y controles, a través de la documentación respectiva.
Observación: Consiste en la verificación ocular de operaciones y procedimientos durante la ejecución de las actividades del Organismo. Se la considera complemento del relevamiento.
Comparación: Consiste en establecer las diferencias entre las operaciones realizadas y los criterios, normas, procedimientos y prácticas que se utilizan habitualmente.
Indagación: Consiste en la obtención de manifestaciones mediante entrevistas a funcionarios y empleados o personas relacionadas con las operaciones.
Cálculo: Se trata de la verificación aritmética de comprobantes, documentos, etc., para evaluar su corrección y exactitud.
Comprobación: Determina la verosimilitud de los actos y la legalidad de las operaciones, autorizaciones, etc. mediante el examen de la documentación respectiva.
Certificación: Se refiere a la obtención de un documento en el que se asevera la veracidad de un acto o hecho legalizado a través de la firma de un funcionario autorizado.
Inspección: Es el examen físico y ocular de ciertos activos tangibles como ser bienes de consumo o de uso, insumos, obras, valores, etc., para comprobar su real existencia y autenticidad.
Análisis: Es la separación de una operación, procedimiento o actividad en sus elementos componentes, para establecer su conformidad con criterios de orden normativo y técnico.
Circularización: Procura obtener información directa y por escrito de un sujeto externo a la entidad (persona u organización), que se encuentra en situación de conocer la naturaleza y condiciones de la operación consultada, y de informar válidamente sobre ella.
Conciliación: Es el examen de la información emanada de diferentes fuentes, con relación a la misma materia, a efectos de verificar su concordancia y determinar de esa manera la validez y veracidad de los registros e informes que se está examinando.
Tabulación: Consiste en agrupar, sobre la base de determinados criterios, datos obtenidos en distintas áreas o segmentos, para posibilitar la derivación de conclusiones.
Determinación de Razonabilidad: Se lleva a cabo a través de la utilización de indicadores o tendencias sobre la evolución de determinados comportamientos.
ANEXO II
CRONOGRAMA
ANEXO III
CONVENIO PROPUESTO
CONVENIO DE AUDITORIA INTERNA
Entre el Consejo de la Magistratura de la Ciudad de Buenos Aires, en adelante EL CONSEJO, con domicilio en la Av. L. N. Alem 684 de esta Ciudad, representado en este acto por su Presidente, doctora Carla Cavaliere, por una parte, y el Centro de Formación Judicial del Poder Judicial de la Ciudad de Buenos Aires, en adelante EL CENTRO, con domicilio en la calle Beruti 3325, piso 5to. de esta Ciudad, representado en este acto por ...., ambas en adelante LAS PARTES, acuerdan celebrar el presente Convenio que se regirá por las siguientes cláusulas:
PRIMERA: Las partes, a fin de dar cumplimiento a lo prescripto en los artículos 119 y 122 de la ley Nº 70, establecen el presente convenio, para el desarrollo de la actividad de control interno por parte del Consejo en la administración del Centro.
SEGUNDA: El control interno que el Consejo desarrollará en el Centro en el marco de la cláusula anterior, abarcará los aspectos contables, económico financieros, patrimoniales, de sistemas informáticos, de gestión y de legalidad, fundado en criterios de economía, eficiencia y eficacia.
TERCERA: A los efectos de programar y supervisar las acciones que deriven del presente convenio, las partes acuerdan la creación de una Unidad de Coordinación y Seguimiento, la que será portadora de las instrucciones y decisiones tomadas por cada una de ellas. La misma estará integrada por un (1) miembro titular y un (1) miembro suplente por cada una de ellas, la que formulará las propuestas de trabajo a través de proyecto y protocolos específicos. Dicha Unidad deberá constituirse dentro de los treinta (30) días de la firma del presente Convenio.
CUARTA: La Unidad de Coordinación y Seguimiento tendrá las siguientes atribuciones y funciones: a) diligenciar la aprobación de un Plan Anual de Auditoría que fije los alcances de cada auditoría a desarrollar conforme lo descripto en la cláusula Quinta; b) determinar las responsabilidades que le corresponden a cada parte; c) precisar aquellos aspectos operativos que fueren necesarios para el efectivo cumplimiento de la tarea de control; d) fijar los términos de referencia pertinentes; e) todas aquellas que siendo propuestas por la Unidad a las respectivas partes, fueren aprobadas por la autoridad superior de las mismas.
QUINTA: El Plan Anual de Auditoría tendrá como objetivo: a) analizar la eficiencia en términos económicos y de gestión en las contrataciones y compras realizadas por el Centro; b) verificar la existencia y eficacia de los controles internos; c) verificar el cumplimiento de las normas legales vigentes; d) sugerir reformas normativas o prácticas que refuercen los controles y aumenten la transparencia y la competitividad de la gestión; e) desarrollar indicadores y mecanismos que permitan verificar la satisfacción de los objetivos propuestos; f) controlar de manera concomitante contrataciones que se dispongan en el Plan de Trabajo.
SEXTA: El Consejo, a través de sus dependencias, prestará toda la colaboración, documentación e información que la Unidad de Coordinación y Seguimiento requiera para la ejecución del Convenio.
SEPTIMA: El Centro comunicará al Consejo los planes de acción, de compras y contrataciones, el presupuesto y la asignación de recursos correspondientes una vez que se aprueben los presupuestos a ser auditados.
OCTAVA: Los papeles de trabajo y los resultados alcanzados con motivo de las auditorías que se realicen serán de propiedad del Consejo, sin perjuicio de que, una vez finalizados los informes, una copia de los mismos deba ser remitido al Centro.
NOVENA: El presente Convenio tendrá una vigencia de un (1) año a partir de su celebración. A su término se renovará automáticamente, a menos que una de las partes comunique a la otra en forma fehaciente y con una anticipación no menor de noventa (90) días su voluntad de rescindirlo. No obstante ello, cualquiera de las partes podrá denunciar el presente convenio sin expresión de causa, mediante comunicación fehaciente efectuada a la otra con una anticipación no menor de noventa (90) días. La rescisión no implicará la interrupción de las auditorías ya iniciadas.
DECIMA: En toda circunstancia o hecho que tenga relación con el presente Convenio, las partes mantendrán la individualidad y autonomía de sus respectivas estructuras técnicas y administrativas y asumirán, por lo tanto, las responsabilidades consiguientes.
DECIMO PRIMERA: A todos los efectos de este Convenio las partes se someten a la jurisdicción del Tribunal Superior de Justicia de la Ciudad de Buenos Aires, constituyendo domicilio en los indicados en el encabezado.
DECIMO SEGUNDA: En prueba de conformidad con las cláusulas precedentes, se formaliza el presente convenio, firmándose dos (2) ejemplares de un mismo tenor y a un solo efecto, en la Ciudad de Buenos Aires a los ... días del mes de febrero de 2008.
Firma Firma