RES. Nº 720/2007

Aprobar el Régimen de Fondo Especial, que constituye el ANEXO I de la presente Resolución, para atender los gastos menores y/o urgentes de la compra de material bibliográfico destinado a la Biblioteca del Poder Judicial de la Ciudad de Buenos Aires, como asimismo para atender los gastos de reprografía y/o imprenta.

Buenos Aires, 13 de noviembre de 2007

RES. Nº 720 /2007

VISTO:

La Nota Nº 107/07 Dirección General de Apoyo Administrativo Jurisdiccional, y;

CONSIDERANDO:

Que la Dirección General de Apoyo Administrativo Jurisdiccional, solicita la creación de un Fondo Especial para adquirir material bibliográfico destinado al Departamento de Biblioteca y Jurisprudencia del Consejo de la Magistratura.

Que dicha Dirección plantéa que durante el año 2007 se aprobó el plan anual de compras de material bibliográfico elaborado por el Departamento de Biblioteca y Jurisprudencia, y si bien se encuentra en marcha la contratación respectiva, no abastecerán a la biblioteca de material recientemente editado.

Que asimismo, el Departamento de Biblioteca y Jurisprudencia elabora compilaciones normativas y boletines informativos cuya impresión y difusión no puede esperar por su actualidad y novedad- los plazos normales de contratación, y podría costearse con los recursos de un fondo especial.

Que el fondo permanente solicitado por la Dirección General de Apoyo Administrativo a la Jurisdicción, debe tener un régimen especial y ágil, a fin de facilitar el desenvolvimiento frente a situaciones excepcionales que requieren una intervención inmediata.

Que la Dirección de Asuntos Jurídicos, no encuentra obstáculos para la aprobación del fondo, ya que la ley 2095 no contiene disposiciones referidas a los fondos permanentes, por ello, ante el silencio de la ley cabe concluir que su existencia se funda en el art. 105 de la ley 70.

Que la Comisión de Administración y Financiera ponderó que desde el año 2003 el Consejo de la Magistratura viene haciendo uso de fondos especiales para afrontar erogaciones menores y/o urgentes, cuya satisfacción por medio de los procesos habituales de contratación demanda un tiempo incompatible con la necesidad que los motiva.

Que por mayoría, la Comisión aprobó la propuesta de la Dirección General de Apoyo Administrativo Jurisdiccional, y propuso la creación de un fondo especial destinado a material bibliográfico, por la suma de Pesos Cincuenta Mil ($ 50.000.-), compuesto por cinco rendiciones anuales de hasta Pesos Diez Mil ($10.000.-), con un límite por compra o contratación de Pesos Tres Mil ($ 3.000.-), imponiendo la obligación de solicitar presupuestos por lo menos a tres proveedores, cuando se trate de compras entre Pesos Mil ($ 1000.-) y Pesos Tres Mil ($3.000.-).

Que en tal estado, llegan las actuaciones al Plenario.

Que conforme lo dispuesto en el artículo 1 de la Ley Nº 31, es función de este Consejo de la Magistratura garantizar la eficaz prestación del servicio de administración de justicia, contando a tales efectos con las facultades otorgadas por el artículo 2, inciso 6 de la dicha norma.

Que asimismo, el art. 105 de la Ley 70, establece que Los órganos de los poderes del Estado pueden autorizar, para los gastos de menor cuantía, el funcionamiento de fondos permanente y/o cajas chicas con el régimen y los límites que establezcan en sus respectivas reglamentaciones, para ser utilizados en la atención de pagos cuya característica, modalidad o urgencia no permita aguardar la respectiva previsión de fondos.

Que el material bibliográfico, y los servicios que brinda el Departamento de Biblioteca y Jurisprudencia, constituyen un importante apoyo a la labor jurisdiccional, y, conforme los dictámenes de la Dirección de Asuntos Jurídicos, y la Comisión de Administración y Financiera, no existen impedimentos jurídicos para su utilización.

Por ello, en ejercicio de las atribuciones otorgadas por Art. 116 de la Constitución de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires y la ley Nº 31,

EL CONSEJO DE LA MAGISTRATURA DE LA CIUDAD AUTONOMA DE BUENOS AIRES

RESUELVE:

Art. 1°.- Aprobar el Régimen de Fondo Especial, que constituye el ANEXO I de la presente Resolución, para atender los gastos menores y/o urgentes de la compra de material bibliográfico destinado a la Biblioteca del Poder Judicial de la Ciudad de Buenos Aires, como asimismo para atender los gastos de reprografía y/o imprenta.

Art. 2°.-Designar como responsable de la administración y rendición de este fondo al Sr. Director General de Apoyo Administrativo Jurisdiccional.

Art. 3°.-Instruir a la Dirección de Programación y Administración Contable para que realice las acciones necesarias para hacer efectiva la disposición del Fondo Permanente, en los términos de la presente Resolución, teniéndose en cuenta el destino del material adquirido para la correspondiente imputación presupuestaria.

Art. 4°.- Establecer que el Sr. Director General de Apoyo Administrativo Jurisdiccional, deberá rendir los gastos efectuados ante la Dirección de Programación y Administración Contable, conforme lo indicado en el ANEXO I de la presente Resolución.

Art. 5°.- Instruir a la Dirección de Programación Contable para que realice las gestiones necesarias para la apertura de una Cuenta Corriente, de la cual se debitarán fondos sólo mediante cheque conjunto del Sr. Director General de Apoyo Administrativo Jurisdiccional y del Jefe del Departamento de Tesorería del Consejo de la Magistratura de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.

Art. 6°.- Regístrese, publíquese en el sitio de internet del Poder Judicial de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires (www.jusbaires.gov.ar), comuníquese al Sr. Secretario de Coordinación, a la Dirección General de Apoyo Administrativo y Jurisdiccional, a la Dirección de Apoyo Operativo, a la Dirección de Programación y Administración Contable, al Departamento de Tesorería y, oportunamente, archívese.

RESOLUCIÓN N° 720 /2007

Julio De Giovanni (conf. art. 26 Regl. Plenario)

Carla Cavaliere Presidenta

ANEXO I - Res. CM Nº 720 /2007

FONDO ESPECIAL

CARACTERÍSTICAS GENERALES:

1. El fondo permanente especial es destinado a compras de libros, publicaciones, suscripciones y demás material bibliográfico urgente o novedoso con destino a la biblioteca Alfredo Colmo del Poder Judicial, y gastos de reprografía y/o imprenta.

2. El fondo permanente especial asciende a cincuenta mil ($ 50.000).

3. Previo su utilización, se solicita la afectación presupuestaria preventiva a la Dirección de Programación Contable.

4. La cantidad de rendiciones de hasta DIEZ MIL ($10.000) por esta modalidad no puede superar (5) cinco en el año calendario.

5. Cada operación de compra o contratación no puede superar el monto de TRES MIL PESOS ($ 3.000).

6. Los gastos realizados, se pueden rendir una vez alcanzado el 70 % de la asignación de PESOS DIEZ MIL ($10.000).

7. Para realizar las compras de bienes y/o contratación de servicios, entre PESOS UN MIL ($1000) a PESOS TRES MIL ($3.000), se debe solicitar la cotización a por lo menos TRES (3) proveedores.

Apertura del Fondo permanente especial

7. La Dirección General de Apoyo Administrativo y Jurisdiccional solicita al Departamento de Mesa de Entradas la Apertura del expediente caratulado Apertura Fondo Permanente Especial- Material Bibliográfico y otros.

8. El Departamento de Mesa de Entradas devuelve el expediente para la continuación de su trámite.

Ejecución del Fondo

9. La Dirección General de Apoyo Administrativo y Jurisdiccional, ante el surgimiento de una necesidad de compra y/o contratación, elabora un informe técnico en el cual se fundamente esa necesidad y la estimación del precio indicativo.

10. La invitación a cotizar debe contener con precisión el objeto requerido, definiendo la cantidad y calidad por renglón

11. Los presupuestos deben contener las cotizaciones por renglón, indicando la cantidad, precio, fecha. Se deberá adjuntar constancia de CUIT, Inscripción y comprobante del último pago de Ingresos Brutos (IBB)

12. A los efectos de comprar o contratar se debe seleccionar, entre iguales renglones, aquellos de menor valor entre los presupuestos presentados.

13. No es de aplicaciónlo establecido en el punto 7 del presente Anexo, en aquellas compras de bienes y/o contratación de servicios, entre PESOS UN MIL ($1.000) a TRES MIL PESOS ($3.000) que verifiquen los siguientes casos:

a) Cuando se trate de la adquisición de un bien y/o la contratación de un servicio, cuya fabricación o prestación, sea exclusiva de un proveedor.

b) Cuando se trate de la adquisición de un bien y/o la contratación de un servicio, cuya emergencia no amerite siquiera el trámite de este procedimiento de excepción.

En esos casos, tales situaciones deben ser acreditadas en el informe técnico respectivo.

14. En caso de gastos y/o compras menores a TRESCIENTOS PESOS ($300), resultasuficiente adjuntar los comprobantes de pago correspondientes autorizado por el responsable del fondo y firmado por quien realiza el pago y constancia de CUIT, constancia de inscripción de Ingresos Brutos y comprobante del último pago.

15. Una vez realizada la compra y/o contratación, la Dirección General de Apoyo Administrativo y Jurisdiccional debe remitir a la Dirección de Programación y Administración Contable la siguiente documentación:

a) Factura o tiket

b) Remito conformado si corresponde

c) Constancia de CUIT

d) Último pago de ingresos brutos

16. Los comprobantes de pago deben cumplir con los requisitos que rigen bajo normas vigentes emitidas por la Administración Federal de Ingresos Públicos, entre otros se mencionan:

a) Nombre y apellido o razón social.

b) Domicilio Comercial.

c) CUIT

d) N° Ingresos Brutos o Exento.

e) Leyenda categorización en el IVA.

f) Numeración preimpresa, excepto que se trate de sistemas computarizados.

g) Las facturas B deberán poseer C.A.I. y no deben estar vencidas.

h) La condición de venta debe ser al contado.

i) El Consejo de la Magistratura de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires reviste el carácter de EXENTO ante el IVA y tiene como número de CUIT: 30-70175369-7

j) El comprobante debe estar a nombre del Consejo de la Magistratura de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.

17. La Dirección de Programación y Administración Contable verifica los comprobantes respaldatorios y constancias impositivas, efectuando las retenciones correspondientes.

18. Con la documentación respaldatoria y retenciones realizadas, la Dirección de Programación y Administración Contable realiza la registración presupuestaria definitiva y devengada.

19. Una vez efectuada la registración, la Dirección Programación y Administración Contable, remite la ORDEN DE PAGO, remitiendo al Departamento Tesorería la carpeta de tramitación de pago, con la documentación correspondiente.

20. El Departamento de Tesorería procede al pago y devuelve la carpeta a la Dirección General de Apoyo Administrativo y Jurisdiccional.

21. Una vez decidida la rendición, el contenido estará conformado por:

a) Nota de Elevación que deberá estar firmada por Responsable del fondo en la cual deberá indicar la suma que se rinde como toda aclaración que corresponda hacer sobre los gastos efectuados.

b) Planilla resumen de los comprobantes y su total, detallando los siguientes datos:

i. Número de orden cronológico del comprobante.

ii. Número de comprobante.

iii. Fecha.

iv. Razón social

v. Concepto.

vi. Importe.

Si el gasto erogado es mayor a PESOS UN MIL (1.000) además deberá completar el número de remito conformado.

c) Documentación respaldatoria detallada en el punto 17 del presente Anexo.

22. La Dirección General de Apoyo Administrativo y Jurisdiccional incorpora al Expediente la Planilla Resumen, documentación respaldatoria y Nota de elevación firmada por Director, remitiendo el Expediente a la Dirección de Administración y Programación Contable.

23. El Departamento de Tesorería remite el Expediente al Departamento de Mesa de Entradas para su archivo definitivo, acompañado por Nota solicitando apertura Expediente a caratularse como Reposición de Fondo Permanente Especial- Material Bibliográfino y otros y detallando número de rendición a iniciar.

24. El Departamento de Mesa de Entradas archiva el Expediente Apertura Fondo Permanente Especial- Material Bibliográfico y otros y realiza en base a Nota del Departamento de Tesorería, apertura de Expediente Reposición Fondo Permanente Especial - Material Bibliográfico. Éste es girado a la Dirección General de Apoyo Administrativo y Jurisdiccional para iniciar una nueva rendición en caso de corresponder.

25. En caso de gastos pendientes de rendición al 31 de diciembre, el Responsable de la rendición del fondo deberá presentar la rendición de cuentas hasta el 5° día hábil administrativo del mes de Enero del año siguiente, pudiéndose incluir comprobantes cuya fecha de emisión -facturas y remitos- no supere la fecha de cierre del año calendario.

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