RES. Nº 039/05
Caja Chica
Buenos Aires, 16 de agosto de 2005
RES. Nº 39 / 2005
VISTO:
La Resolución C.M. Nº 344/2005, por medio de la cual el Plenario del Consejo de la Magistratura, delegó en la Comisión de Administración y Financiera la facultad de creación de cajas chicas, modificación de sus montos y de la cantidad de sus liquidaciones (artículo 1º inciso vii), y
CONSIDERANDO:
Que las Resoluciones C.M. 878/03 y 376/05 constituyen la normativa vigente aplicable al Régimen General para Cajas Chicas.
Que los fondos otorgados mediante el Régimen General de Caja Chica tienen como objetivo principal el de cubrir los gastos de menor cuantía y que no posibiliten su erogación a través de un sistema diferente.
Que teniendo en cuenta las características esenciales del Régimen General de Caja Chica, se ha planteado en el ámbito de la Comisión de Administración y Financiera, la necesidad de modificar el mismo aprobado por Resolución Nº 376/05, por cuanto parece más conveniente y razonable dejar sin efecto algunas de las excepciones que éste contempla.
Que parece conveniente ampliar el concepto permitiendo la utilización del régimen para la adquisición de comidas y almuerzos (artículo 5 inciso b Resolución Nº 376/05). Esto en virtud de las controversias usuales en las rendiciones realizadas mediante el Régimen de Caja Chica. Que en el ejercicio de la función jurisdiccional se presentan circunstancias que justifican la eximición de algunos recaudos que la actual reglamentación exige, aunque manteniendo las restricciones sobre pagos al personal, insumos para automóviles y telefonía celular.
Otro argumento favorable a la modificación del régimen, es el de evitar límites innecesarios ( como el de $ 80 por mes para gastos de alimentos o elementos de limpieza, artículo 5º Resolución Nº 376/2005) procurando eliminar sus aspectos falibles, por cuanto mientras más general sea la normativa menos posibilidades existen de que sea transgredida. Por ello en pos de una gestión más eficaz y dinámica, resulta conveniente aprobar la inmediata aplicación de las presentes modificaciones.
Que las modificaciones propuestas de ninguna manera alteran la esencia y
naturaleza del régimen, por cuanto se mantienen vigentes y aplicables todos los requisitos referidos a la administración y rendición de los fondos.
Por ello, en ejercicio de las atribuciones conferidas por el Art. 116 de la Constitución de la Ciudad de Buenos Aires, la Ley Nº 70, la Ley Nº 31 y sus modificatorias, y la Resolución C.M. Nº 344/05;
LA COMISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANCIERADEL CONSEJO DE LA MAGISTRATURA DE LA CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES
RESUELVE:
Artículo 1º: Sustituir el Anexo I de la Resolución C.M. Nº 376/2005 por el texto que como Anexo I integra la presente Resolución de la Comisión de Administración y Financiera.
Artículo 2º: Establecer que las presentes modificaciones se aplicarán a las rendiciones de Caja Chica pendientes de aprobación a la fecha de publicación de la Resolución.
Artículo 3º: Regístrese, publíquese en el sitio de Internet del Poder Judicial de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires www.jusbaires.gov.ar, comuníquese a todas las dependencias del
Poder Judicial que dispongan de fondos por el régimen de Caja Chica, a la Dirección de Programación y Administración Contable, al Departamento de Tesorería y, oportunamente, archívese.
RESOLUCIÓN Nº39/2005
Jorge D. Caputo - Carlos L. Rosenfeld - Germán C. Garavano
ANEXO I
REGIMEN DE CAJA CHICA
CARACTERÍSTICAS GENERALES
1.La Caja Chica es un fondo asignado a determinadas dependencias del Poder Judicial de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, para asegurar su correcto funcionamiento. La Caja Chica se destinará a gastos menores y/o urgentes que no puedan ser provistos por el Consejo de la Magistratura mediante un procedimiento ordinario
2. Los Magistrados, funcionarios y agentes designados en los cargos detallados en el Anexo II son los responsables del retiro y posterior rendición de los fondos. Si esa persona se encuentra temporalmente impedida de hacerlo deberá agregarse la autorización correspondiente para el retiro de los fondos o el acto administrativo a través del cual se designe su reemplazante respectivamente.
3.Las rendiciones de gastos de deben realizar una vez que se ha utilizado por lo menos el setenta por ciento (70%) del monto asignado. No pueden efectuarse mas de doce rendiciones por añocalendario.
4. Pueden efectuarse por este régimen erogaciones de menor cuantía, siempre y cuando se justifique adecuadamente la imposibilidad de la provisión de los bienes y/o servicios requeridos en tiempo y forma, por parte de las dependencias competentes. Podrá justificarse el cumplimiento de este requisito con el intercambio de correo electrónico entre el solicitante y la Dirección de Compras y Contrataciones.
La Dirección de Programación y Administración Contable puede solicitar, si lo considera conveniente, la documentación que respalde dicha afirmación.
5. No pueden efectuarse por este régimen, pagos por los siguientes conceptos:
a. Pagos a personal.
b. Repuestos, lubricantes y combustibles para automotores particulares.
c. Consumo de telefonía celular.
6. Para la adquisición de bienes y servicios mediante éste régimen se deberá otorgar prioridad a proveedores domiciliarios dentro del ámbito de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
7. Los comprobantes de pago deben cumplir con los siguientes requisitos:
a . Debe tratarse de una factura B, C o ticket. El comprobante debe estar a nombre del Consejo de la Magistratura de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires o su abreviatura CMCABA, a exepción de que se trate de tickets
b. Nombre y apellido o razón social del proveedor.
c. Domiclio comercial
d. CUIT.
e. Nº Ingresos Brutos o condición de exento.
f.Leyenda de categorización en el IVA.
g. Numeración preimpresa, excepto que se trate de comprobantes emitidos a través de sistemas computarizados.
h. Las facturas B deberán poseer C.A.I. (código de autorización de impresión) y no deben estar vencidas.
i.La Condición de venta debe ser al contado.
j.Debe contener claramente la cantidad , descripción de lo adquirido, importe unitario e importe total en letras y números, con excepción de los tickets.
k. El Consejo de la Magistratura reviste el carácter de EXENTO ante el IVA y su número de CUIT es: 30-70175369-7.
8. La rendición de cuentas debe estar foliada y firmada en todas sus fojas por el responsable de la administración de la caja chica, debiendo adjuntarse:
- PLANILLA RENDICIÓN CAJA CHICA (Anexo III de la presente resolución), firmada por el funcionario responsable, consignando:
i. Total asignado caja chica.
ii. Detalle e importe de cada comprobante del gasto, no se exigirán los comprobantes respaldatorios para los casos de movilidad en colectivo, subte o tren.
iii. Suma total de los comprobantes que se rinden.
iv. Saldo no invertido de la actual rendición.
b. Cuando los gastos de movilidad se refieran a traslados realizados mediante autos de alquiler, se deberá remitir conjuntamente con la planilla de rendición de caja chica, los tickets emitidos por la ticketeadora correspondiente a la unidad de traslado, o en su defecto la factura emitida por el servicio, la cual deberá contar con los requisitos descriptos en el art. 7º de este Anexo.
Las dependencias judiciales y el Ministerio Público podrán suplir este requisito con una declaración jurada del titular de la dependencia, efectuada en el formulario proporcionado por la Dirección de Programación y Administración Contable, en gastos de movilidad de hasta un 20% mensual del monto de la caja chica.
9. En el reverso de cada comprobante se aplicará sello y firma de la persona que autorizó el pago.
10. Al finalizar el ejercicio cada responsable de una Caja Chica deberá realizar la última rendición del año, sin tener en cuenta el porcentaje gastado del monto asignado originalmente.
11. En caso de gastos pendientes de rendición al 31 de diciembre de cada ejercicio, el responsable de la Caja Chica debe presentar su liquidación hasta el 5º día hábil administrativo del mes de
Enero del año siguiente, incluyéndose solo comprobantes de gastos efectuados antes de la fecha de cierre del año calendario. Sin perjuicio de iniciar las acciones que correspondan, no se efectuará la primer entrega para el siguiente ejercicio a aquellas dependencias que no
hubieren efectuado la rendición al 31 de diciembre.
12. En caso de liquidación final de la Caja Chica, la rendición de cuentas se debe presentar hasta el 5º día hábil administrativo posterior a su liquidación. Asimismo, - y en caso de corresponder- se adjuntará un recibo del Departamento de Tesorería como respaldo documental de la devolución de los fondos remanentes.
13. Aquellas erogaciones que no se ajusten a lo determinado en este régimen no serán repuestas. Cuando se rindan erogaciones por encima del límite autorizado en el anexo II, solo se reintegrará hasta el monto allí establecido. Si las planillas contuvieren errores de cálculo, se devolverán las actuaciones a la dependencia correspondiente a fin de proceder a su corrección.