RES. Nº609/03

Procedimientos para la Tramitación de Requerimientos de Bienes y/o Servicios

Buenos Aires, 9 de octubre de 2003.

RES. N° 609/2003VISTO:La Ley N° 31 y sus modificatorias, la Resolución CM N° 362/03 de estructura orgánica del Consejo de la Magistratura de la Ciudad de Buenos Aires, y CONSIDERANDO:Que, por Resolución CM Nº 362/03 se aprobó la actual estructura orgánica del Consejo de la Magistratura de la Ciudad de Buenos Aires.Que, la Ley Nº 31 en su artículo 2º, inciso 6 establece que una de las competencias del Consejo de la Magistratura de la Ciudad es la de "Proyectar el presupuesto y administrar los recursos que la ley asigne al Poder Judicial...".Que, la existencia de un procedimiento unificado destinado a la tramitación de los requerimientos de bienes y servicios, facilitará el desarrollo de los procesos administrativos destinados a dar respuesta a esas demandas.Que, a su vez este procedimiento unificado facilitará la programación presupuestaria, centralizando en un único registro los pedidos de las distintas dependencias del Poder Judicial de la Ciudad de Buenos Aires, cumplimentando de un modo más eficiente las exigencias de la Ley de Contabilidad, artículo 61 Decreto 5720-PEN-72, Inciso 32.Por ello, EL CONSEJO DE LA MAGISTRATURA DE LA CIUDAD AUTONOMA DE BUENOS AIRESRESUELVE:Art. 1°- Aprobar el procedimiento de tramitación de requerimientos de bienes y servicios descripto en los Apartados "Características Generales del Procedimiento y "Descripción del Procedimiento" del Anexo I como parte integrante de la presente Resolución.Art. 2°- Aprobar, hasta la implementación de un procedimiento informatizado y disponible en red para el Poder Judicial y el Consejo de la Magistratura, los formularios detallados en Anexo II, III y IV, como parte integrante de la presente Resolución.Art. 3°- Aprobar la adopción del Catalogo General de Efectos del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires e instruir su utilización a la Dirección de Compras y Contrataciones y demás dependencias pertenecientes al Consejo de la Magistratura de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires y el Poder Judicial.Art. 4°- Encomendar a la Secretaría del Comité Ejecutivo del Consejo de la Magistratura la elaboración y administración de un Registro Unificado de Solicitudes de bienes y servicios realizadas por las dependencias del Consejo de la Magistratura y el Poder Judicial.Art. 5°- Implementar el reglamento de tramitación de requerimientos de bienes y servicios y los anexos aprobados en los artículos anteriores, a partir del 3 de Noviembre del corriente año.Art. 6°- Regístrese, publíquese en el sitio de Internet del Poder Judicial de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires (www.jusbaires.gov.ar), comuníquese a todas las dependencias del Poder Judicial de la Ciudad y, oportunamente, archívese.Castorino - May Zubiría - De Stefano - Iráizoz - Marsili - Fleitas Ortiz de Rozas (No firma por encontrarse en uso de licencia) ANEXO I"PROCEDIMIENTO PARA LA TRAMITACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE BIENES Y/O SERVICIOS"CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL PROCEDIMIENTO:1. Se establece el procedimiento unificado del Consejo de la Magistratura y del Poder Judicial para el requerimiento de bienes y/o servicios. 2. La línea jerárquica superior de las dependencias que requieran bienes y/o servicios deben remitir una Nota a los sectores responsables de proveerlos, a través de la Secretaría correspondiente: a) Dirección de Infraestructura y Obras, para los requerimientos de obras, bienes de consumo, bienes de uso y/o servicios relativos a la infraestructura física, al mantenimiento y funcionamiento edilicio. b) Departamento de Tecnología e Informática, para los requerimientos de equipos, programas, servicios e insumos informáticos. c) División de Recepción y Custodia, para los requerimientos de insumos en general y los casos no contemplados en los puntos 2.a) y 2.b) del presente.3. Las dependencias del Consejo de la Magistratura responsables de proveer bienes y/o servicios a las dependencias de la estructura, enunciadas en los puntos 2.a), 2.b) y 2.c) del presente Anexo, deben entregar el bien o prestar el servicio requerido en un plazo no mayor a los cinco (5) días hábiles o responder por Nota dentro de dicho lapso, indicando la planificación de los trabajos a realizar y condiciones para su cumplimiento en el plazo definido. 4. En caso que las dependencias responsables de la provisión, enunciadas en 2.a) y 2.b) del presente, no dispongan de lo requerido deben informar a la dependencia solicitante y confeccionar el formulario de "Solicitud de Pedido/Adquisición", conforme los anexos II, III, IV, para ser remitido a la Secretaría del Comité Ejecutivo.5. En los casos contemplados en 2.c) y cuando la División de Recepción y Custodia no disponga de lo requerido, ésta debe informar dicha situación a través de una Nota dirigida a la dependencia solicitante. A continuación, la dependencia inicia y confecciona la Solicitud de Pedido/Adquisición para su posterior remisión a la Secretaría del Comité Ejecutivo.6. A los efectos del presente procedimiento, se considera jerarquía superior a: los Consejeros, los Jueces, Fiscal General, Defensor General, Asesor General Tutelar, Fiscales Generales Adjuntos, Defensores Generales Adjuntos, Asesores Tutelares Adjuntos, Fiscales de Primera y Segunda Instancia, Defensores de Primera y Segunda Instancia, Asesores Tutelares de Primera y Segunda Instancia, Secretarios, Directores Generales y Directores. 7. Las dependencias que inician el formulario de "Solicitud de Pedido/Adquisición" deben cumplir los siguientes requisitos a ser formalizados en los formularios adjuntos a la presente Resolución como Anexo II, III, IV según corresponda:a. Formular el pedido por escrito.b. Confeccionar las Solicitudes por renglones afines o de un mismo rubro comercial c. No superar la cantidad de cincuenta (50) renglones por Solicitud de Pedido/Adquisición.d. Detallar el bien y/o servicio según el Catálogo General de Efectos del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires administrado por la Dirección de Compras y Contrataciones, aclarando cantidad, especie y calidad de conformidad con la terminología calificativa usual en el comercio ajustadas cuando corresponda a las normas IRAM y Farmacopea Nacional; de lo contrario solicitar su incorporación al Sistema.e. Establecer, respecto del objeto motivo de la contratación, si los elementos deben ser nuevos, usados o reacondicionados.f. Dar fundamento a las razones que justifiquen la solicitud de bienes o servicios que difieran de las comunes o que signifiquen restringir la concurrencia de oferentes.g. Estimar un costo de acuerdo con las cotizaciones de plaza.h. Suministrar todo otro antecedente que se estime de interés para la mejor apreciación de lo solicitado.i. Firmado por la dependencia solicitante y autorizado por jerarquía superior.8. Los formularios de "Solicitud de Pedido/Adquisición" son centralizados por la Secretaría del Comité Ejecutivo, la cual los autoriza, incorpora al Registro Unificado de Solicitudes y remite a la Dirección de Compras y Contrataciones. 9. La Dirección de Compras y Contrataciones verifica la correcta confección del formulario de "Solicitud de Pedido/Adquisición", asigna número de solicitud correlativo dentro del año calendario y remite a la Dirección de Programación y Administración Contable para la afectación del gasto en la etapa presupuestaria preventiva.10. En caso de no autorizarse la afectación presupuestaria, la Dirección de Programación y Administración Contable devuelve a la Dirección de Compras y Contrataciones la "Solicitud de Pedido/Adquisición" adjuntando Nota aclaratoria. 11. La Dirección de Compras y Contrataciones remite el formulario "Solicitud de Pedido/Adquisición" y Nota a la "Secretaría del Comité Ejecutivo", que previo pase a la dependencia solicitante, deja constancia de esta situación en el Registro Unificado de Solicitudes.12. En caso de autorizarse la afectación presupuestaria correspondiente, Dirección de Compras y Contrataciones remite los formularios de "Solicitud de Pedido/Adquisición" y "Registración Preventiva" al Departamento de Mesa de Entrada.13. El Departamento de Mesa de Entradas recibe el formulario "Solicitud de Pedido/Adquisición" y el comprobante de la "Registración Preventiva", caratula y asigna número de expediente para la continuación del procedimiento de compra en la Dirección de Compras y Contrataciones.14. La Dirección de Compras y Contrataciones debe comunicar a la Secretaría del Comité Ejecutivo la apertura del expediente; ésta última debe actualizar el Registro Unificado de Solicitudes y comunicar las novedades a la dependencia solicitante en caso de ser requerido.15. La Dirección de Compras y Contrataciones debe agrupar las Solicitudes de Pedido/Adquisición por renglones afines o mismo rubro comercial, para su trámite mediante única gestión, de modo tal que cada agrupamiento se registre bajo un número único de expediente. 16. El Registro Unificado de Solicitudes, administrado por la Secretaría del Comité Ejecutivo, será consultado periódicamente por la Dirección de Programación y Administración Contable para la planificación del presupuesto del ejercicio siguiente y/o para la programación de las metas trimestrales.DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:1. Ante el surgimiento de una necesidad de suministro de bienes y/o servicios en una dependencia, el Responsable Jerárquico Superior a cargo de la misma emite una Nota por duplicado dirigida a la Secretaría a cargo de la dependencia correspondiente de satisfacerla, según lo establecido en el apartado "Características Generales del Procedimiento" punto 2 del presente Anexo.2. La Secretaría recibe la Nota, para su pase a la dependencia responsable de satisfacer el requerimiento y devuelve el duplicado donde deja constancia de su recepción.3. Dentro de los (5) cinco días hábiles de la fecha de recepción en la Secretaría, la dependencia responsable de proveer el bien y/o servicio debe evaluar la posibilidad de satisfacer el requerimiento solicitado.4. En caso afirmativo, la dependencia responsable de la provisión ejecuta lo solicitado contra entrega de una Nota/Remito en conformidad firmada por la dependencia solicitante y su Responsable Superior. Esta Nota/Remito es archivada en la dependencia proveedora como respaldo de las prestaciones realizadas, previo carga en un registro para consulta general, con los siguientes datos como mínimo:a. Dependencia asistida.b. Fecha de ejecución de la prestación.c. Características de los bienes suministrados o servicios prestados, indicando: tipo -marca, calidad, nuevo o usado- y unidades -físicas si son bienes y horarias si son servicios-.d. Si se trata de bienes, se debe indicar código de inventario contable.e. Si se trata de bienes accesorios a un principal, indicar código de inventario contable de este último.f. Comentarios sobre uso y mantenimiento, si correspondiera.5. En caso negativo, la dependencia responsable de la provisión debe elevar una Nota a su Secretaría, indicando los motivos que imposibilitan su intervención en el lapso de cinco (5) días hábiles y la planificación y procedimientos para su ejecución en un lapso mayor o la necesidad de emisión del formulario Solicitud de Pedido/Adquisición para el inicio de un proceso de contratación.6. La Secretaría remite dicha Nota a la dependencia solicitante a través de su jerarquía superior, aclarando para los casos contemplados en el punto 5 del apartado "Características Generales del Procedimiento" del presente Anexo (Imposibilidad de intervención de la División de Recepción y Custodia ), la emisión del formulario Solicitud de Pedido/Adquisición a cargo de la dependencia solicitante.7. El formulario Solicitud de Pedido/Adquisición se emite por triplicado, indicando los incisos señalados en el punto 7 del apartado "Características Generales del Procedimiento" en los Anexos adjuntos como parte de la presente Resolución, según el criterio establecido en el punto 2.a, 2.b y 2.c del mismo apartado:a. Anexo II, requerimientos de obras, bienes de consumo, bienes de uso y/o servicios relativos a la infraestructura física, al mantenimiento y funcionamiento edilicio.b. Anexo III, requerimientos de equipos, programas, servicios e insumos informáticos.c. Anexo IV, insumos en general y casos no contemplados para los Anexos II y III.8. La dependencia requirente firma el formulario original, duplicado y triplicado, los que luego deben ser autorizadas por su jerarquía superior para su remisión a la Secretaría del Comité Ejecutivo.9. La Secretaría del Comité Ejecutivo controla la correcta confección del formulario, autoriza y remite a Dirección de Compras y Contrataciones, previa incorporación, en el Registro Unificado de Solicitudes, de los siguientes datos:a. Dependencia Requirenteb. Fechac. Conceptos solicitados por renglónd. Unidadese. Costo Estimadof. Aclaraciones si hubiera10. La Dirección de Compras y Contrataciones valida los formularios, asigna número correlativo dentro del año calendario, remitiendo el triplicado a la Secretaría del Comité Ejecutivo para la actualización del registro y pase a la dependencia solicitante para su archivo.11. La Dirección de Compras y Contrataciones agrupa, en caso de corresponder, con otros formularios de Solicitud de Pedido/Adquisición con renglones afines o mismo rubro comercial, archivando el duplicado del formulario y remitiendo el original a la Dirección de Programación y Administración Contable.12. La Dirección de Programación y Administración Contable realiza la afectación presupuestaria preventiva y devuelve a la Dirección de Compras y Contrataciones el formulario original junto al comprobante de registración. En caso de no autorizarse la afectación presupuestaria, se procede según lo establecido en el punto 10 y 11 del apartado "Características Generales del Procedimiento" del presente Anexo.13. La Dirección de Compras y Contrataciones recibe el formulario original de Solicitud de Pedido/Adquisición junto con el comprobante de la registración presupuestaria preventiva y remite al Departamento de Mesa de Entrada solicitando apertura de expediente para dar inicio al proceso de contratación, según lo establecido en puntos 13 y 14 del apartado "Características Generales del Procedimiento" del presente Anexo.

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