• Dirigir el sistema de mesa de entrada del Consejo de la Magistratura.
• Recibir, caratular, foliar, clasificar, registrar, encarpetar, fichar, tramitar y dar acuse de recibo de las actuaciones administrativas conforme a las normas de procedimiento vigentes.
• Registrar la derivación a las dependencias encargadas de su clasificación, distribución o guarda, los libros, folletos y demás material impreso que se reciba.
• Atender las tareas de clasificación de expedientes y demás documentos con destino a otros organismos; así como las de expedición de correspondencia, encomiendas y derivarlos a cada comisión para su distribución.
• Proporcionar información relacionada con el destino de los expedientes.
• Elaborar informes parciales o totales relativos a las actuaciones en trámite.
• Atender todo lo relativo al sistema de archivo del Consejo de la Magistratura para la custodia y conservación de la documentación administrativa.
• Proceder a la destrucción de documentación administrativa del Consejo de la Magistratura que disponga el Plenario en los casos que haya perdido actualidad y no tengan validez.
• Vigilar el orden y la seguridad del archivo, conforme a las normas vigentes o a las que eventualmente se dicten.
• Asegurar la recepción y salida de la documentación administrativa.
• Efectuar el seguimiento de los trámites administrativos de la jurisdicción, cumpliendo y haciendo cumplir las normas relativas a procedimientos administrativos, asimismo determinar, para cada trámite administrativo, la unidad o unidades de la jurisdicción competentes para su atención.
• Controlar el cumplimiento de los plazos establecidos para el diligenciamiento de la documentación, así como también supervisar dentro de su ámbito específico las tramitaciones de carácter urgente, efectuando el control de gestión administrativo que corresponda.
• Brindar información a los que acrediten condición de parte acerca del estado de tramitación de expedientes.
• Otorgar vistas.
• Elaborar planillas de seguimiento y control de gestión administrativa de los trámites para información de sus superiores.
• Cumplir con las demás funciones que le encomiende el Secretario Ejecutivo.

Oficina de Control y Seguimiento de Documentación

Responsable: Guillermo Diarte

Funciones:

• Coordinar el funcionamiento de las distintas mesas de entrada de los edificios del Consejo de la Magistratura.
• Colaborar y asistir al Departamento de Mesa de Entrada en todo lo referido a su funcionamiento y las incumbencias del área, en especial al cumplimiento del presentismo y distribución de tareas del personal.
• Atender las tareas de clasificación de expedientes y actuaciones; así como las de expedición de correspondencia, encomiendas.
• Elaborar informes parciales o totales relativos a las actuaciones en trámite. Asegurar la recepción y salida de la documentación administrativa.
• Registrar las entradas y salidas de las cartas documentos con sus correspondientes acuses de recibo, asegurando la remisión de estos últimos a las áreas que originaron el correspondiente envío.
• Elaborar planillas de seguimiento y control de gestión administrativa de los trámites para información de sus superiores.